Chữ ký số là ứng dụng có thể dùng thay thế cho chữ ký thông thường với giá trị pháp lý tương đương trong tất cả các hoạt động giao dịch điện tử. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số trường hợp sử dụng chữ ký số phổ biến nhất hiện nay.
Trường hợp 1: Thay thế chữ ký tay đối với cá nhân
Cá nhân hoàn toàn có thể lựa chọn sử dụng phần mềm chữ ký số VNPT thay thế cho chữ ký tay trong tất cả các hoạt động yêu cầu ký tên. Ví dụ như ký các loại tài liệu, văn bản dạng điện tử như hóa đơn, hợp đồng,… hay ký xác nhận các giao dịch trực tuyến như mua bán chứng khoán, kê khai thu nhập cá nhân, ký xác nhận giao dịch mobile banking,…
Chữ ký số cũng có thể dùng thay thế cho chữ ký tay của người đại diện/con dấu của doanh nghiệp, tổ chức trong các hợp đồng và giao dịch điện tử với đối tác khách hàng hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Chữ ký số có thể dùng thay thế chữ ký tay của cá nhân hoặc người đại diện cho tổ chức, doanh nghiệp
Trường hợp 2: Giao dịch với cơ quan, tổ chức Nhà nước
Khi thực hiện các giao dịch trên nền tảng điện tử với cơ quan và tổ chức trực thuộc Nhà nước, cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số khi được yêu cầu. Cụ thể các trường hợp dùng chữ ký số bao gồm:
- Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc bổ sung ngành nghề, lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
- Doanh nghiệp/tổ chức làm thủ tục thay đổi con dấu/thay đổi người đại diện về mặt pháp luật.
- Thực hiện kê khai và nộp thuế điện tử
- Thực hiện thủ tục kê khai, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động cho nhân viên.
>> Tìm hiểu thêm về chữ ký số bảo hiểm xã hội VNPT – Giải pháp tối ưu hiệu suất và độ chính xác trong kê khai BHXH cho doanh nghiệp
Khi sử dụng chữ ký số để thực hiện những thủ tục hành chính này, cá nhân/doanh nghiệp/tổ chức không cần thiết phải đến trực tiếp cơ quan quản lý Nhà nước. Điều này cũng giúp cho hoạt động giao dịch trở nên nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm thời gian, công sức một cách đáng kể.
Ký xác nhận trong các giao dịch, thủ tục hành chính điện tử như kê khai bảo hiểm xã hội
Trường hợp 3: Giao dịch chuyển tiền theo quy định của pháp luật
Một trường hợp sử dụng chữ ký số tương đối phổ biến nữa đó chính là trong các giao dịch chuyển tiền theo quy định của pháp luật hiện hành. Thông qua phần mềm ứng dụng này, doanh nghiệp/tổ chức với các bên đối tác, khách hàng hoàn toàn không cần phải gặp bàn trực tiếp mà vẫn có thể thực hiện các giao dịch hay tiến hành ký hợp đồng như:
- Giao dịch đầu tư chứng khoán
- Ký hợp đồng, thực hiện mua bán hàng hóa, dịch vụ
Việc dùng chữ ký số trong các hoạt động giao dịch, ký kết này có thể giảm thiểu các trường hợp giả danh chữ ký. Bên cạnh đó, nó cũng giúp tăng cường bảo mật dữ liệu thông tin để mang đến sự tín nhiệm lẫn nhau cho doanh nghiệp và các bên đối tác.
Chữ ký số dùng trong các giao dịch chuyển tiền theo quy định pháp luật
Trường hợp 4: Dùng chữ ký số sau thư điện tử, email
Ngoài 3 trường hợp trên, phần mềm chữ ký số còn có thể dùng trong thư điện tử/email. Người dùng có thể sử dụng chữ ký số để xác minh danh tính người gửi. Điều này sẽ giúp cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp nâng cao mức độ an toàn, bảo mật cho thư điện tử của mình khi gửi cho đối tác, khách hàng. Thêm vào đó, ứng dụng cũng giúp hoạt động trao đổi thông tin, giấy tờ giữa các bên gửi/nhận trở nên nhanh chóng, tiện lợi hơn.
>> Bên cạnh chữ ký số truyền thống, doanh nghiệp có thể lựa chọn Smart CA – hình thức chữ ký số từ xa để tối ưu hơn hoạt động ký kết ngay trên thiết bị di động, tablet… mà không cần mang theo USB Token.
Dùng chữ ký số sau thư điện tử/email giúp tăng cường bảo mật, an toàn
Lưu ý: Trong tất cả các trường hợp, chữ ký số cần đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp theo quy định. Nếu hết hiệu lực sử dụng, người dùng cần thực hiện gia hạn để không làm gián đoạn các giao dịch sử dụng chữ ký số.
Nhìn chung, việc sử dụng chữ ký số trong các trường hợp trên đều mang đến những khía cạnh tích cực cho cá nhân, tổ chức, cơ quan hay các doanh nghiệp. Và rõ ràng, đó cũng là lý do khiến cho ngày càng có thêm nhiều đơn vị cân nhắc và lựa chọn ứng dụng này để tối ưu hóa các hoạt động quản lý vận hành cũng như thực hiện các nghiệp vụ liên quan.